Formaat (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Versie door Erika (overleg | bijdragen) op 10 dec 2018 om 16:10 (Nieuwe pagina aangemaakt met '{{TMLO |TMLO_Nummer=21 |TMLO_Element=Formaat |TMLO_Definitie=Fysieke/technische aspecten van een record. |TMLO_Waardering=Verplicht i.v.t. |TMLO_Waardering_Richtli...')
(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Element 21. Formaat
Definitie Fysieke/technische aspecten van een record.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Ja Overerving: Nee
Toelichting Nadere beschrijving van de digitale kenmerken van een record, zijnde een archiefstuk, teneinde dat record oftewel de bestanden waaruit het bestaat, te kunnen herkennen, gebruiken en bewaren. Deze moet van waarden worden voorzien indien het record een archiefstuk betreft (zie element 3) en de inhoud van het archiefstuk in één of meer digitale bestanden is vervat.

Per digitaal bestand worden de subelementen van waarden voorzien d.w.z. het element Formaat komt bij een archiefstuk even vaak voor als het aantal bestanden waaruit het archiefstuk is opgebouwd. Bij een bestand dat is opgebouwd uit andere bestanden (type ‘Samengesteld’, ‘Container’ of ‘Enveloppe’; zie element 21.10) wordt het element Formaat afzonderlijk van waarden voorzien voor zowel het ‘overkoepelende bestand’ als voor elk bestand dat daarvan deel uit maakt. Het element bestaat uit de subelementen:

  • 21.1 Identificatiekenmerk
  • 21.2 Naam
  • 21.3 Type
  • 21.4 Omvang
  • 21.5 Bestandsformaat
  • 21.6 Creatieapplicatie
  • 21.7 Fysieke integriteit
  • 21.8 Datum aanmaak
  • 21.9 Event plan formaat
  • 21.10 Relatie

Sommige subelementen bestaan weer uit subsubelementen.

Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subelementen.
Voorbeelden


Element 21.1. Identificatiekenmerk
(van Formaat)
Definitie Uniek kenmerk van digitaal bestand.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Betreft de unieke sleutel waaronder het bestand eenduidig gevonden kan worden op de fysieke of virtuele locatie zoals aangeduid met element 7: Plaats. Dit kan de bestandsnaam zijn mits deze uniek is of, door middel van voorloopkenmerken of aanvullende kenmerken (zoals een ‘pad-beschrijving), uniek gemaakt is.

Daar waar het bij element 2 gaat om de identificatie van een record, gaat het hier om de identificatie (van de vindplaats) van telkens één bestand dat deel uit maakt van een record, zijnde een archiefstuk. Bij bepaalde gebeurtenissen zoals genoemd in het Event plan (migratie, conversie, overdracht e.a.) kan de identificatie wijzigen.

Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “//archfs02/westerbeek/vergunningen/2003/Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc”
  • “//archfs09/zuidveen/2009/B&W_20090630_F&O.1”
  • “3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301” (een zgn. GUID: Globally Unique IDentifier)


Element 21.2. Bestandsnaam
 (van Formaat)
Definitie Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Het betreft de naam van het bestand waaronder dit is vastgelegd op een gegevensdrager (‘harde schijf’ of ander digitaal opslagmedium).

Het element bestaat uit de subsubelementen:

  • 21.2.1 Naam
  • 21.2.2 Extensie
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subsubelementen.
Voorbeelden


Element 21.2.1. Naam
 (van Bestandsnaam van Formaat)
Definitie Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming zonder aanduiding van het bestandsformaat.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Dit element betreft de naam van het bestand, zonder de formaat-extensie (zoals .pdf), waarmee de inhoud van het bestand gekenschetst wordt.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223”
  • “Herinrichting_openbare_ruimte_Ooievaarstraat”
  • “Opstellen_en_vaststellen_Garage_verordening”
  • “Opstellen_keur”
  • “Kapvergunning Van de Spiegelstraat 12 Den Haag februari 2009”
  • “Raadsvergadering 20140122 – tijdcodering opname sprekers”


Element 21.2.2. Extensie
 (van Naam van Formaat)
Definitie Aanduiding van bestandsformaat.
Waardering Optioneel Richtlijn: Optioneel Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting De formaat-extensie van de bestandsnaam is een aanduiding van het bestandsformaat. Bij Windows-bestanden is dit de, meestal drieletterige, code na de meest rechtse punt.

Let op: de extensie op zich kan valse informatie geven en niet overeenkomen met het eigenlijke bestandsformaat. Het daadwerkelijke bestandsformaat wordt vastgelegd met element 21.5.

Waardenverzameling Letters
Voorbeelden Voorbeelden:
  • ”pdf”
  • ”xml”
  • ”docx”
  • “odt”


Element 21.3. Type
 (van Formaat)
Definitie Wijze van groepering van bestanden omwille van samenhang of verpakking. Typering van digitaal bestand.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Het element moet van een waarde voorzien worden indien het bestand opgebouwd is uit andere bestanden. Het gaat dan om een groeptypering naar de technische aard van bestanden, niet naar inhoud en ook niet naar bestandsformaat. Bestanden kunnen op verschillende manieren gegroepeerd en bij elkaar gehouden worden voor verschillende doeleinden:
  • structuur voor samenhang of als pakket: via een container (wrapper), bijv. met XML, TAR, zip-file
  • voor samenhang als een enveloppe, waarbij deze zelf ook een inhoudelijke/ begeleidend bericht kan omvatten, bijv. een email met bijlagen
  • als logisch samengesteld geheel, bijeengehouden door een script (bijv. een website) of anderszins (bijv. database).

Zie de bijlage voor een uitleg over bestanden bij een record. De hieronder genoemde waarden voor dit element zijn niet hiërarchisch, maar geven verschillende vormen van digitale bestanden aan.

Waardenverzameling - “Samengesteld” (bijv. website, XML-bestand met stylesheet)

- “Container” (bijv. zip, tar, jar) - “Enveloppe (bijv. e-mail, METS-bestand)” - “Enkelvoudig” (bestand dat niet onderverdeeld is in bestanden)

Voorbeelden


Element 21.4. Omvang 
(van Formaat)
Definitie Ruimtebeslag op medium, meestal uitgedrukt in bytes of een veelvoud ervan.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Gegevens over het ruimtebeslag zijn van belang voor het bepalen van opslagcapaciteit en bij het verzenden van het bestand (benodigde bandbreedte).

Omvang is meestal beschikbaar als bestandseigenschap in het desbetreffende besturingssysteem.

Waardenverzameling Getal in Mb (Megabytes) met optioneel één decimaal.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “2” (2 Mb)
  • “0,3” (ca. 307 Kb)


Element 21.5. Bestandsformaat
 (van Formaat)
Definitie Code volgens welke gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Geeft de benodigde informatie over de applicatie waarmee het archiefstuk kan worden geraadpleegd.
Waardenverzameling De bestandsformaataanduidingen zoals benoemd in het PRONOM-register.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “fmt/40” (Microsoft Word 97-2003 document; extensie: .doc)
  • “fmt/83” (Drawing Interchange File Format (Binary) R14; extensie: .dxf)
  • “fmt/276” (Acrobat PDF 1.7 - Portable Document Format 1.7; extensie: .pdf)


Element .
Definitie
Waardering Richtlijn: Herhaalbaar: Overerving:
Toelichting
Waardenverzameling
Voorbeelden


Element .
Definitie
Waardering Richtlijn: Herhaalbaar: Overerving:
Toelichting
Waardenverzameling
Voorbeelden