Artikel 14 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Tekst[bewerken]

Artikel 14. Tijdige overzetting op nieuwe dragers
Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:

a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of
b. het in onbruik raken van het type drager.


Toelichting[bewerken]

In dit artikel is de plicht tot vervanging geregeld van archiefbescheiden die zijn opgeslagen op niet-duurzame gegevensdragers. Dit voorschrift komt in grote lijnen overeen met artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Naast magnetische en optische gegevensdragers zijn er nog andere materialen waarvan de problemen op dit moment onoplosbaar zijn of waarvoor nog geen relevante kwaliteitseisen bestaan. Voorbeelden zijn inkjetprinters voor kantoortoepassingen, diazo-lichtdrukken, thermische papieren en niet-digitale archiefbescheiden op magnetisch materiaal, zoals analoge geluidsbanden. Voor zover er voor dit soort materialen betere alternatieven zijn, wordt aangeraden daarvan gebruik te maken. Hiervoor zijn twee argumenten. Ten eerste bevordert dit de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Ten tweede is het op de lange termijn goedkoper, doordat de kosten van conservering of vervanging vele malen hoger zijn dan de kosten van de inferieure materialen op de korte termijn. De vervanging van archiefbescheiden kan bestaan uit het tijdig maken van reproducties, bijvoorbeeld op papier, op microfilm of in digitale vorm, conform de procedure die is geregeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Het element van de tijdigheid wordt bepaald door de natuurlijke veroudering van de drager, die afhankelijk is van de kwaliteit van de drager en de bewaarcondities, de kwaliteit van de verpakking en het dreigende verloren gaan van de leesbaarheid of (re)produceerbaarheid van de archiefbescheiden tengevolge van het dreigende in onbruik raken van de apparatuur en programmatuur.


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 13
Archiefregeling 2009
H2 Duurzaamheid van archiefbescheiden
§1 Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
volgende:
Artikel 15