Artikel 20 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Tekst[bewerken]

Artikel 20. Toegankelijke staat
De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn

a. kan worden gevonden
1°. aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of
2°. door middel van een andere ontsluitingsmethode; en
b. leesbaar of waarneembaar te maken is.


Toelichting[bewerken]

De term ‘archiveringssysteem’ heeft betrekking op het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden. Een archief, Deel van een archief, of archiefbestanddeel bevindt zich in ‘toegankelijke staat’, indien de archiefbescheiden en de gegevens in die archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden en beschikbaar gesteld. Niet aan ieder archiefbestanddeel kunnen dezelfde eisen worden gesteld, maar dat geldt vooral voor papieren archiefbescheiden die ergens anders kunnen liggen. Voor digitale archiefbescheiden zijn er dankzij ICT nauwelijks (technische) beletselen om deze direct of zeer snel beschikbaar te stellen. Aan de manier waarop archiefbescheiden toegankelijk gemaakt kunnen worden, stelt deze regeling geen eisen. Deze zijn in de eerste plaats afhankelijk van de behoefte van de organisatie en de taken waarvoor de informatie wordt gebruikt. Het metagegevensschema, bedoeld in artikel 19, is het instrument om dit vorm te geven.


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 19
Archiefregeling 2009
H3 Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§1 Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
volgende:
Artikel 21