Ordeningsstelsel

Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een ordeningsstelsel is een:

Door de archiefvormer bepaald systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een archiefafdeling of archief.

Toelichting

• Voorbeelden zijn
  • het resolutiestelsel (zie onder besluit),
  • het agendastelsel (zie onder agenda (II)),
  • het verbaalstelsel (zie onder verbaal (II)),
  • het rubriekenstelsel (zie onder rubriek (I)) en
  • het dossierstelsel (zie onder dossier).
• De door de archiefvormer vervaardigde nadere toegangen maken deel uit van het stelsel.
• Voor verschillende archiefafdelingen van een archief worden niet altijd dezelfde systemen toegepast. Bijvoorbeeld financiële archiefstukken laten zich niet in dossiers ordenen.

Overgenomen uit

• ANV, lemma 121.

Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)

Een stelsel van ordening is een systeem voor de rangschikking van archiefbestanddelen binnen een archief.

Toelichting

• Een stelsel van ordening berust op de consequente toepassing van één groeperingsmogelijkheid van archiefbescheiden.
• Mogelijkheden voor het groeperen van de individuele archiefbescheiden zijn het rangschikken tot series, rubrieken en dossiers. Men spreekt dan resp. van "seriestelsel", "rubriekenstelsel" en "dossierstelsel".
• Er zijn verschillende soorten seriestelsels:
  • Worden de individuele archiefbescheiden gegroepeerd tot series bijlagen bij de resolutiën of notulen, dan heeft men een "resolutiën- of notulenstelsel".
  • Men spreekt van een "verbaalstelsel", indien aan ieder minuutbesluit de bijlagen zijn toegevoegd of de bijlagen een aparte serie vormen naast de serie verbalen.
  • Het verschil tussen het laatste type van het verbaalstelsel en het resolutiën- resp. notulenstelsel is, dat bij deze laatste stelsels sprake is van meer dan één serie bijlagen.
  • Worden ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken gegroepeerd volgens de nummers waaronder zij in de agenda zijn ingeboekt, dan spreekt men van een "agendastelsel".
• Het rangschikken van groepen van archiefbescheiden kan alfabetisch, numeriek of volgens een ander systeem (bijvoorbeeld het bijeenplaatsen naar begrippen) geschieden. Zo ontstaan rubrieken- en dossierstelsels.

Overgenomen uit

• Lexicon, lemma 15.

Nederlandse Archiefterminologie (1962)

Het begrip stelsel van ordening is niet gedefinieerd.

Toelichting

• Een stelsel van ordening berust op de consequente toepassing van één van de in de NAT, hoofdstuk B, paragraaf b omschreven groeperingsmogelijkheden.
• Een uitzondering hierop vormt het afdelingenstelsel, waaraan een werkverdeling ten grondslag ligt. Binnen een bepaald archief worden meestal verschillende stelsels naast elkaar toegepast.

Overgenomen uit

• NAT, hoofdstuk B paragraaf c.

Relaties

UF:

BT:

NT:

RT: